La fine dell’anno è il momento in cui tutti fanno i bilanci delle attività svolte e di quelle non andate a buon fine. Se affrontato adeguatamente si tratta di un’analisi non solo sullo sviluppo delle attività ma anche sulla capacità di affrontare progetti ed azioni tradotti in risultati operativi; sull’utilizzo delle risorse a disposizione (tempi, persone, strumenti e mezzi); sulla abilità nel governo di imprevisti e di situazioni emergenti. Questo bilancio si configura come un’utile analisi critica della capacità dell’organizzazione, della funzione o del singolo ufficio di aver saputo pianificare (prevedendole in precedenza), gestire e governare tutte le azioni durante tutto l’arco dell’anno appena passato. L’analisi diventa in questo modo un utile strumento per misurare la propria attitudine alla gestione del cambiamento ma anche la propria capacità di governare le dinamiche provenienti dall’esterno, al fine di isolare le criticità ricorrenti, mettere in evidenza i punti di forza e le esperienze positive, sottolineare i fabbisogni necessari per il futuro.
Il modo migliore per sviluppare questo bilancio può essere costituito dalla stesura di una sorta di FACT BOOK, un documento che “narra” l’andamento dell’anno attraverso la descrizione di progetti ed azioni sviluppate, supportato da numeri e da elementi di carattere oggettivo. Il FACT BOOK è tradizionalmente un supplemento del Bilancio consolidato e fornisce informazioni finanziarie ed operative integrative allo stesso. Questo documento solitamente contiene dichiarazioni relative a: piani di investimento, dividendi, allocazione dei flussi di cassa generati dalla gestione, ma anche evoluzione della struttura finanziaria, performance gestionali future, obiettivi di crescita delle produzioni e delle vendite, esecuzione dei progetti. Il FACT BOOK gestionale ed organizzativo, al contrario, può contenere indicazioni su progetti in fase di start-up, azioni organizzative e gestionali da sviluppare, traguardi da condividere con i propri collaboratori e clienti interni. Ma come può essere strutturato il FACT BOOK gestionale ed organizzativo?
Questo documento potrà essere concepito sulla base di 4 diverse prospettive: